Problème de temps et d'organisation
En démarrant cette nouvelle expérience professionnelle, j’ai dû me créer une organisation dans mon travail. En effet, devant procurer divers supports de communication aux commerciaux et directeurs des douze résidences ouvertes de l’entreprise , je liste toutes mes tâches sur un cahier avec les dead-line. Une fois que ma mission est terminée, je la surligne. Ce processus m’aidait à garder une vue d’ensemble sur mon travail et à éviter les oublis.
J’étais toujours dans les temps mais à partir du mois d’octobre, j’ai eu des difficultés à gérer mon organisation. La charge de travail s’est considérablement alourdie et je me suis retrouvée à jongler entre plusieurs travaux en même temps (un évènement pour une résidence, une inauguration, les journées portes ouvertes). En effet, n’étant en entreprise seulement que deux ou trois jours par semaine, j’avais beaucoup de tâches à réaliser en peu de temps. De plus, il arrivait régulièrement que des tâches urgentes me soient attribuées et mon maître d’apprentissage était souvent très occupé ce qui retardait la validation de mes visuels. J’ai donc accumulé du retard à partir du mois de novembre.
Mon maître d’apprentissage a remarqué mes difficultés et ma trop importante charge de travail. Nous avons donc décidé d’organiser une réunion entre nous afin de comprendre le problème et de trouver des solutions. Ce fut une discussion très constructive où chacun a pu exprimer ses attentes et ses contraintes. Nous avons conclu que celui-ci était trop occupé et qu’il n’avait pas suffisamment de temps pour superviser mes tâches. Mais j’avais tout de même besoin de la validation d’un de mes collègue pour mes visuels. Cette validation est essentielle pour garantir la qualité des supports avant leur diffusion. Il a donc demandé à notre collaboratrice de suivre certains de mes travaux tels que les insertions presses ou les écrans Elio. Ces derniers sont des visuels qui seront diffusés sur les télévisions des résidences.
Aujourd’hui, j’ai su trouver un rythme adapté à la situation. Tout d’abord, mon maître d’apprentissage a prévenu tous les directeurs et commerciaux de nous communiquer deux semaines au moins à l’avance leur demande de visuels. En effet, les demandes urgentes étaient souvent dû à ceux-ci qui demandaient toujours leurs supports de communication deux jours avant la dead-line. Ce délai supplémentaire nous permet de mieux planifier les tâches et d’éviter les imprévus. De plus, ma collègue est réactive pour la vérification de mon travail et me permet de finir mes tâches dans les temps. Enfin, le temps gagné grâce à cette nouvelle organisation, me permet de faire preuve d’initiative en proposant de nouvelles choses pour l’entreprise comme le motion design dont je parle dans cet article. En fin de compte, cette expérience, bien que difficile, m’a permis de grandir professionnellement et d’acquérir de nouvelles compétences en gestion de projets.